Voy a ser brutalmente honesto contigo, mirar la facturación total a final de mes no es dirigir una clínica, es simplemente mirar el marcador cuando el partido ya ha terminado.
Muchos directores médicos con los que hablamos gestionan sus centros por intuición, la sala de espera está llena, así que vamos bien. Error. Puedes tener la sala llena de primeras visitas que no aceptan el presupuesto, o de revisiones gratuitas que consumen tiempo de sillón sin generar margen.
Estar ocupado no es lo mismo que ser rentable
Si pilotas un avión, no miras solo la velocidad, miras la altitud, el combustible y el rumbo. En una clínica, si no tienes un cuadro de mandos (Dashboard), estás volando a ciegas. Y en el sector salud, con los márgenes apretándose y la competencia disparada, volar a ciegas es estrellarse.
No necesitas medir 50 kpis de salud, necesitas medir las 5 que mueven la aguja del dinero y la eficiencia, aquí tienes los 5 KPIs de salud que distinguen a un negocio médico amateur de uno profesional.
¿Qué son los KPIs para salud?
En el sector sanitario, los KPIs para salud (del inglés Key Performance Indicators) son métricas cuantificables que permiten a los directores y gerentes evaluar el rendimiento objetivo de una clínica, hospital o laboratorio en un periodo de tiempo determinado.
Si en medicina utilizas un termómetro o un tensiómetro para conocer el estado físico de un paciente, en la gestión sanitaria utilizas los KPIs para conocer el estado financiero y operativo de tu centro.
Es fundamental distinguir entre dos tipos de indicadores para no perder el foco:
1. KPIs Asistenciales: Miden la calidad médica (ej: tasa de infecciones, reingresos, éxito quirúrgico). Son vitales para la ética profesional.
2. KPIs de Gestión y Negocio: Miden la viabilidad de la empresa (ej: coste de adquisición, rentabilidad por box, tasa de retención). Estos son los que garantizan que puedas pagar las nóminas y reinvertir en tecnología.
Un error común en la dirección médica es obsesionarse con los primeros y descuidar los segundos. Definir y medir correctamente los KPIs para salud transforma la gestión basada en intuiciones en una gestión basada en datos reales, permitiéndote detectar fugas de dinero antes de que sean críticas.
Los KPIs sanitarios más importantes
KPI salud Coste de Adquisición de Paciente (CAC)
La pregunta: ¿Cuánto me cuesta realmente que entre una persona nueva por la puerta?.
Es la frase que más escucho en las reuniones iniciales, yo no gasto en marketing, funcionamos por el boca a boca.
Permíteme que te corrija. Siempre estás gastando.
Gastas en la parte proporcional del alquiler del local para estar a pie de calle, gastas en las horas que tu recepcionista invierte informando a curiosos que no piden cita, y gastas en esas campañas de Google o redes que se activaron hace meses y nadie revisa. Todo eso es coste de adquisición.
La matemática es simple pero despiadada, si este mes has invertido 1.000€ (en acciones directas o indirectas) y has conseguido 10 pacientes nuevos, tu CAC es de 100€.
¿Es 100€ mucho o poco?
Aquí es donde muchos gerentes fallan, el número por sí solo no dice nada, depende de para qué venga el paciente.
Si te cuesta 100€ captar a un paciente que viene para una higiene o una consulta de 50€, estás perdiendo dinero cada vez que abres la puerta. Estás subvencionando a tus pacientes.
Si te cuesta 100€ traer a un paciente de ortodoncia o cirugía de 3.000€, es una inversión brillante.
El objetivo no es gastar cero, es saber si lo que gastas vuelve multiplicado.
En sectores como odontología o medicina estética, un CAC saludable suele moverse entre los 20€ y 80€, dependiendo de la agresividad de la competencia en tu ciudad.
Kpi Salud Valor de Vida del Paciente (LTV – Lifetime Value)
Pregunta: ¿Cuánto facturará realmente este paciente antes de irse para siempre?
Este es el KPI favorito de las clínicas más rentables del mundo, y el más ignorado por las pequeñas.
El error de novato es mirar a quien entra por la puerta y ver solo la consulta de 70€ de hoy. Si haces eso, estás miope. Un paciente fidelizado no es una transacción, es una relación financiera a 5 o 10 años. Son sus revisiones anuales, son los tratamientos cruzados que surgirán, es la ortodoncia de sus hijos y es la cirugía mayor que necesitará en el futuro.
Las matemáticas aquí son las que te dan libertad:
Si tu CAC (lo que te costó traerlo) es de 100€, pero tu LTV (lo que te deja a largo plazo) es de 2.500€, tienes un negocio a prueba de balas.
¿Por qué? Porque puedes permitirte gastar más en marketing que tu competencia para captar al cliente, sabiendo que recuperarás esa inversión con creces. Mientras tu competencia racanea céntimos, tú te llevas el mercado.
El peligro: Si tu clínica funciona como una puerta giratoria (entran muchos pacientes nuevos por publicidad, se hacen una cosa pequeña y no vuelven jamás), tu LTV será bajísimo. Estarás condenado a vivir con la soga al cuello, persiguiendo siempre pacientes nuevos para cubrir los gastos del mes.
La realidad: El dinero de verdad en salud no está en la primera visita, está en la recurrencia. La Fidelización y la Experiencia de Paciente no son extras bonitos, son tu motor de rentabilidad.
KPI Tasa de Aceptación de Tratamientos
Pregunta: De los presupuestos que presentamos, ¿Cuántos se firman realmente?
Este es el KPI que más duele mirar a la cara.
Imagínate la escena, tienes al mejor especialista en el gabinete, has invertido una fortuna en el escáner de última generación, el diagnóstico es perfecto… y el paciente se levanta, coge la carpeta y dice la frase maldita, gracias, me lo voy a pensar.
Si presentas 10 planes de tratamiento de 3.000€ y solo se cierran 2, tienes una Tasa de Aceptación del 20%.
Hay que decirlo claro, no tienes un problema de medicina, tienes un problema grave de ventas.
Muchos directores se escudan en que somos caros. En mi experiencia auditando clínicas, el precio rara vez es el único culpable, las causas reales suelen ser:
- Falta de opciones financieras: No ofrecer financiación ágil en el momento.
- 2. Seguimiento nulo: Nadie llama al paciente 48h después para resolver dudas.
- 3. La barrera del lenguaje: El doctor explica la patología con términos técnicos impecables que el paciente no entiende, y el paciente asustado no compra.
KPI Tasa de Absentismo (No-Show Rate)
La pregunta: ¿Cuánto dinero estoy perdiendo hoy por la gente que simplemente no aparece?
Es el enemigo silencioso de tu rentabilidad, un hueco de 45 minutos vacío un martes a las 11:00 no es un descanso para el equipo, es dinero que se ha quemado y jamás volverá.
El problema es que tus costes fijos no desaparecen cuando el paciente falta. Tienes al doctor cobrando, a la auxiliar esperando y la luz encendida, el coste está ahí, pero el ingreso es cero.
La matemática es aterradora, si tienes una tasa de «No-Shows» del 15%, estás tirando literalmente el 15% de tu capacidad productiva a la basura. Ninguna otra industria aceptaría perder esa cantidad de stock diario sin hacer nada al respecto.
La solución operativa: La época de tener a tu recepcionista perdiendo la tarde llamando para confirmar citas manualmente se acabó. Es caro, ineficiente y humano (se le olvidará).
Hoy la solución pasa por Secretarias IA de Voz que llaman al paciente para confirmar y reagendar si es necesario, combinadas con flujos de WhatsApp automáticos que envían recordatorios 24h y 2h antes de la cita.
Al implementar estos agentes de voz y automatizaciones inteligentes, bajamos sistemáticamente esta tasa por debajo del 5% en nuestros clientes, liberando a tu personal para que atienda a quien sí está en la clínica.
KPI Porcentaje de Ocupación de Sillón/Box
La pregunta: ¿Estamos siendo eficientes o solo estamos abiertos?
Tener la clínica abierta 12 horas no sirve de nada si los boxes están vacíos la mitad del tiempo. Este KPI mide las horas vendibles vs. las horas disponibles.
Si tienes 3 gabinetes abiertos 8 horas (24 horas totales de capacidad) y solo atiendes pacientes durante 12 horas, tienes una ocupación del 50%. Estás pagando una estructura para el doble de lo que produces.
A veces es más rentable cerrar un turno o un box y concentrar la demanda, que tener al personal de brazos cruzados mirando el móvil.
Cómo EPIKUM transforma estos números en rentabilidad
Sé lo que estás pensando, muy bonito, pero yo soy médico, no analista de datos. No tengo tiempo para hacer Excels ni configurar robots.
Exacto. Por eso existimos.
El problema de la mayoría de gestores no es que no quieran mejorar, es que los datos están dispersos y la tecnología parece compleja, el software de gestión por un lado, la agenda por otro y la contabilidad en una carpeta.
En EPIKUM, nuestro trabajo no es solo hacerte una web bonita. Es integrar la inteligencia de negocio y la automatización avanzada en tu clínica.
Solución Tecnológica: No te damos más trabajo, te lo quitamos. Implementamos Agentes de Voz con Inteligencia Artificial (que llaman y contestan como humanos) y automatizaciones de WhatsApp que trabajan por ti 24/7 recuperando pacientes y confirmando citas.
¿Quieres ver cómo una IA puede recuperar esa facturación perdida mientras tú te dedicas a pasar consulta?
Preguntas Frecuentes (FAQ) sobre KPIs de Salud
¿Por dónde debo empezar si nunca he medido ningún KPI salud en mi clínica?
Si vas a implementar tu primer cuadro de mando de KPI salud, no intentes medirlo todo de golpe o te frustrarás. Lo ideal es empezar por lo financiero: calcula tu Coste de Adquisición (CAC) y tu Valor de Vida de Paciente (LTV). Estos dos indicadores son la base de la rentabilidad. Una vez controles estos, puedes avanzar hacia métricas operativas como la tasa de absentismo o la ocupación de los boxes.
¿Cada cuánto tiempo debo revisar mi estrategia de KPI salud para que sea efectiva?
Depende del tipo de indicador. Un KPI salud operativo, como la tasa de «No-Show» (pacientes que faltan), debe revisarse semanalmente para corregir fallos en los recordatorios. Sin embargo, los indicadores estratégicos como la rentabilidad anual o el LTV requieren una visión mensual o trimestral para ver tendencias reales y no «ruido» estadístico del día a día.